Manche Projekte zur Digitalisierung von bestehenden Prozessen dauern Jahre, erfordern ein großes Budget und entsprechende personelle Ressourcen – und ist bei Kernprozessen auch richtig. Es gibt jedoch in Konzernen und KMUs gleichermaßen Abläufe, die nur einzelne Teams betreffen oder nicht im Zentrum des Wirtschaftens stehen. Zur Automatisierung dieser Vorgänge eignet sich Microsoft SharePoint. Nicht weil es die beste Software für jeden dieser Spezialfälle ist, sondern weil es verfügbar und einfach zu implementieren ist. In vielen Unternehmen ist SharePoint bereits eingeführt, warum es nicht für seine Problemstellung anwenden?
Was ist MS SharePoint?
Es ist eine Webanwendung, die mittels grafischer Oberfläche konfiguriert wird. Das User Interface der fertigen Anwendung ist eine Intranetseite.
Es kann in der eigenen Infrastruktur oder einer Cloud (z.B. von der Telekom oder Microsoft) betrieben werden.
Die Möglichkeiten des Gestaltung sind dabei zwar eingeschränkt, für die typischen Prozesse jedoch ausreichend.
Beispielsweise ist die Vergabe von Rollen und Rechten möglich, es können Daten abgelegt und verändert oder Workflows und Alarme per Mail angebunden werden.
Was kann ich nun konkret in meinem Team damit tun?
Das hängt natürlich von der konkreten Aufgabe ab. Hier folgen einige Beispiele zur Anregung der Fantasie.
| Teamhomepage | Eine zentrale Informationssammlung hilft nicht nur bei der Außendarstellung, sondern kann auch wiederkehrende Fragen beantworten. Der Zugriff sollte für möglichst große Teile des Unternehmens erlaubt werden, damit Ihre Stichworte bei Suchanfragen im Unternehmensnetz auftauchen. |
| Team interne FAQ | Regelmäßig benötigte Informationen, wie Links zu Templates oder Kontakt von Ansprechpartnern, zentral ablegen |
| Teamkalender | Öffentliche Darstellung von Abwesenheiten und anstehenden Terminen. |
| Ausspielen von Informationen (Altert) | Automatisiert statt manuelle Verteilung an einen festgelegten Personenkreis. Es können Informationen, Dokumenten oder Änderungsmitteilungen eines Seiteninhaltes sein. |
| Freigaben / Workflows | Ein Freigabe und Anschließende Verteilung kann beispielsweise für Urlaubsanträge, aber auch den Release von Software verwendet werden. Es wird allerdings das Zusatztool PowerApps benötigt. |
| Lessons Learned | Kann als Liste mit eingeschränkten Schreibrechten abgebildet werden. Die Eintragen werden anhand ihres Windows Users identifiziert. Maßnahmen und Termin können als zusätzliche Spalten ergänzt und im entsprechenden Regeltermin gefüllt werden. |
| Teilen von Dokumenten („Dokumentenmanagement“) | Dokumente, die nicht in die Ablagestruktur passen, weil die keinem Projekt oder Kunde zugeordnet werden können, können hier einen Platz finden. |
Ich habe ein Aufgabe, die ich mit SharePoint lösen kann. Wie fange ich an?
Ich setzte jetzt voraus, dass SharePoint grundsätzlich in eurer Organisation eingeführt ist. Darauf aufbauend ist es nicht schwer die eigene Seite ohne großen Aufwand aufzusetzen.
Es macht in jedem Fall Sinn einen oder mehrere Key-User im eigenen Teams festzulegen, die den Aufbau und die Wartung der eigenen Seite übernehmen. Etwas Talent vorausgesetzt, ist keine umfassende Ausbildung erforderlich. Ohne Vorerfahrung kann ein MOOC, z.b. von Udemy helfen.
Im Idealfall gibt es Unterstützung von der IT bei der Ausbildung des Key Users.
Welche Einsatzzwecke habt ihr schon umgesetzt oder geplant?
